Otimize a sua Organização e produtividade
Organização e produtividade: qual a relação e como otimizá-las com ferramentas digitais.
O que é organização e o que é produtividade, e como elas se relacionam
Organização é a capacidade de planejar, ordenar, estruturar e gerenciar os recursos disponíveis para alcançar um objetivo ou uma meta. Produtividade é a capacidade de realizar as atividades necessárias para alcançar um objetivo ou uma meta no menor tempo possível, com a maior qualidade possível e com o menor desperdício possível.
A relação entre organização e produtividade é direta e positiva: quanto mais organizado você for, mais produtivo você será. Isso porque a organização permite que você:
- Tenha clareza sobre o que precisa fazer, quando precisa fazer, como precisa fazer e por que precisa fazer;
- Priorize as tarefas mais importantes, urgentes e relevantes para o seu objetivo ou meta;
- Evite distrações, interrupções, procrastinação e estresse;
- Otimize o seu tempo, o seu espaço, os seus recursos e os seus processos;
- Acompanhe o seu progresso, avalie os seus resultados e faça os ajustes necessários.
Quais são os benefícios de ter uma boa organização e uma alta produtividade
Ter uma boa organização e uma alta produtividade traz diversos benefícios para a sua vida pessoal e profissional, tais como:
- Aumento da sua satisfação, motivação e autoestima;
- Melhoria da sua performance, da sua qualidade de entrega e do seu reconhecimento;
- Redução do seu estresse, da sua ansiedade e da sua frustração;
- Economia do seu tempo, do seu dinheiro e da sua energia;
- Ampliação das suas oportunidades, dos seus aprendizados e dos seus resultados.
Quais são os principais obstáculos e dificuldades que impedem as pessoas de se organizarem e serem produtivas
Apesar dos benefícios evidentes da organização e da produtividade, muitas pessoas enfrentam obstáculos e dificuldades para se organizarem e serem produtivas. Alguns dos principais são:
- Falta de planejamento: não definir objetivos claros, específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais (SMART), não estabelecer metas intermediárias, não elaborar um cronograma realista, não prever riscos e imprevistos;
- Falta de priorização: não saber diferenciar o que é importante do que é urgente, não saber dizer não para demandas irrelevantes ou desnecessárias, não saber delegar ou terceirizar tarefas que não são da sua competência ou responsabilidade;
- Falta de foco: se deixar distrair por estímulos externos (redes sociais, mensagens, notificações, telefonemas) ou internos (pensamentos negativos, emoções descontroladas), não ter um ambiente adequado para trabalhar ou estudar (silencioso, iluminado, ventilado), não ter uma rotina estruturada (horários fixos para acordar, dormir, comer, descansar);
- Falta de execução: adiar as tarefas mais difíceis ou desagradáveis (procrastinação), fazer as tarefas sem atenção ou cuidado (desleixo), fazer as tarefas sem critério ou método (improviso), fazer as tarefas sem revisão ou feedback (inconsistência);
- Falta de avaliação: não acompanhar o andamento das tarefas, não medir o tempo gasto em cada tarefa, não comparar o planejado com o realizado, não analisar os erros e os acertos, não celebrar as conquistas e os aprendizados.
Quais são as melhores práticas e dicas para organizar o seu tempo, o seu espaço, as suas tarefas e os seus projetos
Para superar os obstáculos e dificuldades mencionados acima, existem algumas práticas e dicas que podem ajudar você a se organizar melhor e a ser mais produtivo. Veja algumas delas a seguir:
- Planeje o seu dia, a sua semana, o seu mês e o seu ano: defina os seus objetivos SMART, estabeleça as suas metas intermediárias, elabore o seu cronograma realista, preveja os riscos e imprevistos;
- Priorize as suas tarefas: use a matriz de Eisenhower para classificar as suas tarefas em quatro quadrantes: importante e urgente (faça agora), importante e não urgente (agende), não importante e urgente (delegue ou terceirize), não importante e não urgente (elimine);
- Foque nas suas tarefas: elimine ou minimize as distrações externas (desligue ou silencie o celular, feche as abas desnecessárias do navegador, avise as pessoas que você está ocupado), controle ou gerencie as distrações internas (respire fundo, pense positivo, use afirmações), crie ou escolha um ambiente adequado para trabalhar ou estudar (silencioso, iluminado, ventilado), estabeleça ou siga uma rotina estruturada (horários fixos para acordar, dormir, comer, descansar);
- Execute as suas tarefas: comece pelas tarefas mais difíceis ou desagradáveis (coma o sapo), faça as tarefas com atenção e cuidado (faça bem feito), faça as tarefas com critério e método (faça certo), faça as tarefas com revisão e feedback (faça melhor);
- Avalie as suas tarefas: acompanhe o andamento das tarefas, meça o tempo gasto em cada tarefa, compare o planejado com o realizado, analise os erros e os acertos, celebre as conquistas e os aprendizados.
Quais são as ferramentas digitais mais úteis e eficazes para auxiliar na organização e na produtividade, e como usá-las da melhor forma
Além das práticas e dicas mencionadas acima, existem também diversas ferramentas digitais que podem auxiliar na organização e na produtividade. Essas ferramentas podem facilitar a sua vida em vários aspectos, como:
- Armazenamento de dados: você pode guardar os seus arquivos digitais em serviços de nuvem, como o Google Drive, o Dropbox ou o OneDrive, que permitem acessar os seus documentos de qualquer dispositivo, compartilhar com outras pessoas e fazer backup online;
- Gestão de projetos: você pode gerenciar os seus projetos de forma colaborativa em plataformas como o Trello ou Clickup, que permitem criar quadros, listas, cartões, tarefas, subtarefas, prazos, responsáveis, comentários e anexos;
- Gestão de tempo: você pode controlar o seu tempo de forma eficiente em aplicativos como o RescueTime, o Toggl ou o Clockify, que permitem rastrear as suas atividades online, categorizar as suas horas por projetos ou clientes, gerar relatórios de produtividade e definir metas diárias;
- Gestão de tarefas: você pode organizar as suas tarefas de forma simples e eficiente com um planner digital, que permitem organizar sua semana, seu ano, seus projetos e muito mais;
- Gestão de foco: você pode aumentar o seu foco de forma divertida em jogos como o Forest, o Habitica ou o Pomodoro Timer, que permitem plantar árvores virtuais enquanto você se concentra nas suas tarefas, transformar a sua vida em um RPG (role-playing game) que permitem criar personagens, missões, recompensas e desafios;
Otimize a sua Organização e produtividade – Conclusão
Essas são algumas das ferramentas digitais que eu recomendo para você organizar e otimizar a sua vida com mais produtividade. Você pode testar cada uma delas e ver qual se adapta melhor às suas necessidades e preferências. Lembre-se de que as ferramentas são apenas meios para facilitar o seu trabalho, mas o que realmente importa é a sua atitude e o seu comprometimento com os seus objetivos. 😊
